2017-07-22
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こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉 己淑です(^.^)

さて、

今まで私は企業の事務部門の効率化の仕組み、

事務改善を行う中で、もちろん

事務員さんのスキルアップも手がけてきました。


先日、そんなスキルアップをして

いまや会社の役員から信頼を得て、

たくさんの仕事をこなしている

そんな仕事が増えて困っている

Aさんからメールがきました
(ほんの少しわかりやすく
言葉を変えてお伝えしています(^.^))



****************

「高倉さん、相談があります」

****************



その内容は、こんなことでした。

先日派遣の人を週3で1名採用しました。

そのことで少し困っています

実は、実務上では

●エクセルが使えない

●PCが苦手

●丁寧だけど、スピード感がない。

●言われた仕事をすぐにしてしまい
 優先順位がぐちゃぐちゃになる

という状況なので

会計入力など決まったルールで

定期的に入力してもらうほうが

向いているのかなと思ったのですが、

どう思われますか?




****************

だけど、エクセル資料作成が
増えている・・・

****************



ですが、エクセル資料作成が増え続けており、

スピード感が求められています。

そんな中の採用なので、

少し困っています。

もちろん会計入力なら一度覚えればあとは

ほぼ毎月々ことなのでラクだと思うのですが・・・

ただ、派遣さんは、弊社を気に入ってくれて

ぜひずっと働きたいと思っているようです

採用した役員2名からは

「総合的に人柄はすばらしい」

と評価しております

・・・・・


***************

【人柄】か【スキル】か?

***************


さて、この採用・・・どうすべきか??

まず前提の話をさせていただきました。


「業務の「目的」に沿った方を選んだのか?」

が問題です。


まず<業務>次に<人柄>だと

私は思うのです。

なぜなら、「事務業務」で採用するとなると

もちろんこまごまと気遣いができる人物は

必要ですが、

基本的な業務遂行のスキルがないと

募集した【目的】からズレるからです。



人柄を優先させることで、

教える時間、

スキルに問題があったことすら

気にしなかった採用側の問題のように思うのです。


このパターンはよく、

採用してから「人件費が・・・」って

相談を受けるケースになりやすいです。


派遣ということは

派遣会社からの紹介ですので、

「スキル」は必須ではないのかな??

と私はお伝えしました。



******************

どんな人を採用すれば良かったのか?

******************


事務員に必要な要素は

「Excelができること」

「複眼を持っていること」

「コミュニケーションが取れること」

だというのが私の自論です。

●Excel
  ⇒効率化の考えと資料作成のスピードアップ

●複眼
  ⇒周りを見渡し、優先順位をつけれること

●コミュニケーション
  ⇒話を「聞く」「答える」とか
   周りの人も頼みやすいとか・・


です。

*******************

では、どうしたらいいのか?

*******************

もちろん、会計入力をして頂く配置は

正しい判断といえます。

ですが、それだけだと

本当の意味で業務がラクにはなりません。

以下のようなアドバイスをしました。


1)優先順位をつけれない
 ⇒優先順位のつけかたは「緊急度」「重要度」
  で振り分けられます。

2)Excelが使えない
 ⇒一番分かりやすい本を渡し、
 カンタンな表作成からしてもらう
 ※ここは業務で振分けず、Excel表作成のステップを
  踏んでもらうことが大切。
 (実際の仕事を本を見ながらして頂く)
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3)PCが弱い点は、Aさんが分かりやすい
 「手順書」を作成することです(^.^)



******************

慌てず、教育する期間を持つ

******************


スキルを重視せず、

採用したなら、

「教育する期間」を設けることが

必要になります。

※この期間を考えれない場合は、

スキルのある人を採用すべきでも

あるんですね(^.^)


★大切な教育の手順はこちらです
  ↓ ↓

1)事務で行っている業務を
 一つずつふせんに書き出す

2)その業務はある一定の共通項で
 くくれるはず(カテゴリ分け)

3)その中でAさんの仕事と
 新しい方の業務を振り分けます。
 (付箋にイニシャル書くとか)

4)3)の中の業務で、
 その業務を行うのに必要なスキルを書き出します

5)上記スキルのステップアップの
 階段をつけてあげてください
 ※少しずつ成長させてあげる


※従業員なら3ヶ月が研修で上記を行います。

※派遣なら1ヶ月が限界かな???
(本来、派遣はスキル重視)


「上記の整理した内容を役員に見せて、

この状況でいいかの判断をもらってくださいね。」


「もちろんそこにかかるAさんの
 おおよその時間計算も報告してください」

以上がアドバイス。


教育の手順の背景として気をつけておきたいのは

その派遣さんの

「得意なこと」「スキル」を良く聞いて見て

把握しておくことです。

それを

まず出来そうな業務から

していただく事なんですね。


「人柄がいい」というのは

少し曖昧な表現なのですが


私は「向上心」と「愛社精神」があれば

スキルは後からでもついてくる
とも

思っています。


ですが、全くできないことが多い場合

●達成感を作れないと続きにくい

●愛社精神は継続することで
生まれ始める・・・


ということですので、


「打たれ強い」と

いう人が必要なように思います。



結局、事務仕事は

淡々と行う業務がほとんどです。


よく経営者からも

採用したけれど

「あれが出来ない」

「これが出来ない」

って話を聞きますが、


採用の時に


「これが出来る人!」

「その場合

次の3つができる人」


のように


採用の【目的】を達成するための

条件を満たして、次に

「人柄」があればなおイイってことだと

思うのです。

皆さんはどのように採用・教育されていますか?







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